Prosedur Sistem Informasi Beasiswa UI

Kondisi Awal (Current Process)

Proses beasiswa di UI memang terlihat cukup rumit. Berikut penjelasan aliran informasi pada proses beasiswa yang terjadi di UI dari informasi beasiswa yang diinformasikan oleh pemberi beasiswa kepada Subdit Kesma hingga informasi penerimaan beasiswa yang diterima oleh mahasiswa yang masuk ke dalam nama-nama yang diterima beasiswanya.

1. Pihak Pemberi Beasiswa menghubungi Subdit Kesma. Lalu ditemui decision apakah beasiswa tersbut melibatkan UI. Jika ya, maka dilakukan kesepakatan dengan pihak UI lalu Subdit Kesma akan membuat surat pemberitahuan. Jika tidak, maka Subdit Kesma langsung membuat surat pemberitahuan.
2. Setelah Subdit Kesma membuat surat pemberitahuannya kemudian Subdit Kesma mengunggah info beasiswa melalui website serta menyampaikan surat pemberitahuan tersebut kepada Kemahasiswaan Fakultas.
3. Kemahasiswaan Fakultas lalu meneruskan surat tersebut kepada Kesma BEM Fakultas.
4. Setelah menerima suratnya, BEM Fakultas mengadakan rapat juga memberitahukan info beasiswa tersebut kepada Kesma Himpunan.
5. Lalu Kesma Himpunan membuat jarkom yang akan disampaikan kepada mahasiswa yang berminat untuk mendaftar.
6. Jika pendaftar beasiswa ingin mengetahui info lebih lanjut mengenai beasiswa tersebut maka Kesma Himpunan akan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pendaftar beasiswa lalu pendaftar beasiswa baru menyiapkan berkas. Namun jika pendaftar beasiswa tidak perlu info lebih lanjut maka pendaftar beasiswa dapat langsung menyiapkan berkas beasiswa.
7. Kesma Himpunan menerima berkas setelah pendaftar beasiswa mengumpulkan berkas kemudian jika berkas sudah terkumpul maka Kesma Himpunan langsung mengentri data pendaftar, namun jika berkas belum terkumpul maka Kesma Himpunan menunggu sampai berkas terkumpul semua lalu mengentri data pendaftar. Berkas dan data entri pendaftar kemudian dikumpulkan dan dikirim ke BEM Fakultas.
8. BEM Fakultas kemudian mengecek kelengkapan berkas, setelah itu BEM Fakultas meminta surat rekomendasi fakultas serta memberikan data entri dan berkas tersebut kepada Kemahasiswaan Fakultas.
9. Setelah Kemahasiswaan Fakultas menerima berkas dan data entri, Kemahasiswaan Fakultas membuat surat rekomendasi kemudian memberikan berkas dan data entri kepada Subdit Kesma.
10. Subdit Kesma pun menerima berkas lalu memproses berkas tersebut. Jika pihak pemberi menyerahkan tahap seleksi kepada UI maka Subdit Kesma menyeleksi penerima, mendapatkan nama penerima, lalu membuat surat keputusan, dan menginformasikan kepada pihak pemberi untuk dibuat surat keputusan oleh Pemberi Beasiswa. Namun jika pihak pemberi tidak menyerahkan tahap seleksi kepada UI maka Subdit Kesma langsung mengirimkan berkas kepada Pemberi Beasiswa untuk diseleksi hingga mendapatkan nama penerima lalu dibuat surat keputusan.
11. Setelah itu ditemui decision kembali apakah pengumumannya secara langsung atau tidak. Jika ya, Pemberi Beasiswa menginformasikan penerimaan beasiswa langsung kepada penerima beasiswa. Jika tidak, Pemberi Beasiswa menginformasikan kepada UI.
12. Setelah Subdit Kesma menerima surat keputusan pemberi, jika pengumuman diumumkan secara langsung, Subdit Kesma mengumumkan langsung kepada penerima beasiswa. Jika tidak diumumkan secara langsung, Subdit Kesma mengunggah pengumuman di web serta menginformasikan surat keputusan pada Kemahasiswaan Fakultas.

Kemahasiswaan Fakultas menginformasikan kembali pada BEM Fakultas hingga akhirnya Kesma Himpunan menginformasikan penerimaan beasiswa pada penerima beasiswa.

 

 

Grafik diatas merupakan grafik yang menggambarkan durasi selama proses beasiswa di UI berlangsung yang terdiri dari durasi proses, durasi cycle, durasi menunggu, serta durasi bekerja. Dapat dilihat bahwa durasi proses rata-rata pada proses beasiswa di UI adalah sekitar 45 hari.

 

Kondisi Akhir (After Improvement)

Setelah melihat prosedur implementasi sistem informasi (beasiswa di UI), maka kami melihat ada beberapa proses yang perlu diperbaiki setelah dilakukan simulasi dengan Oracle BPM. Menurut kami, ada beberapa proses yang seharusnya bisa dilaksanakan secara bersamaan, sehingga waktu pemrosesan yang dibutuhkan juga tidak terlalu lama. Selain itu, ada beberapa proses yang seharusnya bisa dikurangi waktunya. Berikut perbaikan yang kami usulkan untuk prosedur ini.

1. Pihak Pemberi Beasiswa menghubungi Subdit Kesma. Lalu ditemui decision apakah beasiswa tersebut melibatkan UI. Jika ya, maka dilakukan kesepakatan dengan pihak UI lalu dibuat surat pemberitahuan. Jika tidak, maka Subdit Kesma langsung membuat surat pemberitahuan.
2. Setelah Subdit Kesma membuat surat pemberitahuannya kemudian Subdit Kesma mengunggah info beasiswa melalui website dan meneruskannya kepada PPSI juga menyampaikan surat pemberitahuan kepada Kemahasiswaan Fakultas.
3. PPSI lalu menyebarkan informasi beasiswa tersebut via webmail kepada Pendaftar Beasiswa.
4. Pendaftar Beasiswa pun langsung menyiapkan berkas sementara.
5. Sedangkan Kemahasiswaan Fakultas meneruskan surat pemberitahuan kepada Kesma Himpunan yang akan disampaikan kepada mahasiswa.
6. Jika pendaftar ingin bertanya, maka pendaftar dapat bertanya lebih lanjut kepada Kesma Himpunan. Jika pendaftar tidak ingin bertanya lagi maka pendaftar langsung menyiapkan berkas sementara.
7. Setelah pendaftar mengumpulkan berkas, Kesma Himpunan lalu mengumpulkan data dan meminta surat rekomendasi fakultas.
8. Kemudian setelah menerima berkas dan data entri, Kemahasiswaan Fakultas membuat surat rekomendasi yang akan diserahkan pada Pendaftar Beasiswa.
9. Pendaftar Beasiswa pun mengumpulkan berkas yang lengkap setelah menerima surat rekomendasi dari Kemahasiswaan Fakultas.
10. Sistem Pendaftaran Online menerima pendaftaran dari Pendaftar Beasiswa.
11. Lalu Subdit Kesma memproses berkas dan bertemu pada decision selanjutnya yaitu apakah pihak pemberi menyerahkan tahap seleksi pada UI atau tidak. Jika ya, Subdit Kesma langsung menyeleksi penerima, mendapatkan nama penerima, lalu membuat surat keputusan yang kemudian menginformasikan kepada pihak pemberi, selanjutnya Pemberi Beasiswa membuat surat keputusan. Jika tidak, Subdit Kesma menyerahkan berkas kepada Pemberi Beasiswa agar pendaftar diseleksi, didapatkan nama penerima yang selanjutnya dibuat surat keputusan.
12. Setelah itu ditemui decision kembali apakah pengumumannya secara langsung atau tidak. Jika ya, Pemberi Beasiswa menginformasikan penerimaan beasiswa langsung kepada Penerima Beasiswa. Jika tidak, Pemberi Beasiswa menginformasikan kepada UI.
13. Setelah Subdit Kesma menerima surat keputusan pemberi dari UI, Subdit Kesma meneruskan surat keputusan pada Kesma Himpunan melalui Kemahasiswaan Fakultas yang kemudian informasi tersebut akan disampaikan Kesma Himpunan kepada Penerima Beasiswa.
14. Subdit Kesma juga mengunggah pengumuman di web yang akan diketahui oleh Penerima Beasiswa.

Setelah menerima informasi, Penerima Beasiswa menunggu informasi pencarian.

 

Grafik diatas merupakan grafik yang menggambarkan durasi selama proses beasiswa di UI berlangsung yang telah kita improve dari segi waktu dan proses. Dapat dilihat bahwa durasi proses rata-rata pada proses beasiswa di UI yang telah diimprove adalah sekitar 25 hari. Selisih antara durasi proses saat sebelum dan sesudah diimprove adalah sekitar 20 hari. Dapat dikatakan baik karena durasi proses berkurang hampir setengah kalinya. Improve dari proses beasiswa di UI diharapkan dapat diterapkan sehingga memuaskan mahasiswa yang berkeinginan mendapatkan beasiswa dengan cepat dan tepat.